一、项目基本情况

1.项目名称：合肥市科技馆档案整理和数字化服务项目

2.项目类别：服务类

3.项目单位：合肥市科技馆

4.项目控制价：3.25万元

5.项目概况及采购需求：为确保合肥市科技馆的文书档案、人事档案、项目图纸档案、电子档案进行同步整理、著录、数字化工作，实现档案信息数字化。最大限度保管和保护实体档案安全，提高档案的查询利用效率，特开展本项目。

6.采购方式：有效最低价中标

7.合同履行期限：2024年9月至2024年10月

8.本项目不接受联合体投标。

二、具体采购需求

（一）工作量估算

注：上表中工作量预估数量，供应商根据预估清单进行分项报价。本项目按照实际工作量据实结算结算价不超预算价。

（二）项目要求

1、档案整理及数字化加工要求：

根据以下要求完成档案数字化加工处理，工作内容包括修订档案管理规章制度、全宗卷、档案归档范围、档案整理、档案扫描、档案著录、图文校核、数据存储、档案装订、入库归档、数据交付、数据挂接、档案查询等。

1.1、档案整理

应按照分类准确、编排有序的要求整理档案，具体整理要求应遵照国家档案局相关管理规定及采购人的具体要求进行。

编排档案材料的先后顺序并编写页码，剔除重复收件，对不需要扫描的档案材料进行排序、标识。

要求成交供应商熟悉业务知识，熟悉业务档案过程中产生的各类档案资料，能够依据档案内容判断档案之间的上下手关系，并建立关联关系。结合档案业务类型对档案资料进行分类整理。

1.2、档案扫描

（1）将整理好的档案以件为单位通过扫描仪生成高质量的图像文件。

（2）扫描色彩模式：要求采用真彩色24位RGB模式扫描。

（3）扫描分辨率：要求采用不低于300dpi分辨率扫描。

1.3、档案著录

著录的基本档案属性信息包括分类号、目录号、件号、密级、年度等，具体依据按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等。

1.4、数据存储

（1）图像存储格式：采用JPEG格式、pdf格式、原始扫描件格式存储，一式三份；

（2）图像文件命名：按照档号命名；

（3）图像质量标准：与原件保持一致，图像倾斜度不超过2度；

（4）录入数据存储格式：将录入数据导出为标准的Excel文件进行存储。

（5）重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

1.5、档案装订

（1）按要求打印制作案卷封面和卷内目录；

（2）理齐材料，右上角装订；

（3）将装订后的档案入盒。

1.6、入库归档

（1）将装订成卷的档案归还给用户；

（2）按上架规则对档案进行上架排列；

1.7、数据交付

（1）将数字化成品数据完整的交付给用户,并配合馆方完成智能化档案系统的数据对接；

（2）按用户要求将加工的电子档案数据一一对应挂接到档案系统中，确保挂接完成的电子档案100%能够被正确查询和利用。

1.8档案查询

在档案系统与Excel文件中均需满足六种及以上查询方式，包括但不限于按档号查询、按题名查询、按日期查询、按责任人查询、按责任部室查询、按服务商查询等。

2、安全保密要求：

2.1、供应商必须建立严格的保密管理制度，加强保密管理，不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息；

2.2、供应商必须严格遵守保密法规，与采购人签订保密协议；

2.3、供应商所有工作人员上岗前必须经过安全保密教育，并签订安全保密责任书。

2.4、在数字化过程中，供应商应保证档案原件安全，不能损毁任何档案原件。

3、档案整理及数字化加工成果验收要求：

3.1、样品数据验收

成交供应商应先期完成10件档案数字化加工样品，并将样品档案和数据交由采购单位档案管理部门预检，验收合格后，此后的所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

3.2、批次验收

 以抽检的方式检查所有交付成果，以档案出库批次为单位，每批次数据抽检比率不低于20%，若抽检合格率未达到100%，数字化加工单位应对该批次数据进行返工处理，抽检合格率为100%时验收合格。

3.3、数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。

3.4、验收不通过情况

批次验收存在下列情况之一者，则验收“不通过”：

1）档案文件稿本划分错误的；

2）电子条目必著项空白或著录内容与档案实体不相符的；

3）扫描图像数据技术参数不达标或者由于操作不当，造成扫描图像不完整、无法清晰识别等影响图像质量因素的；

4）图像文件存储格式未按规范要求的；

5）数据挂接图像与电子条目内容不对应的；

6）档案实体装订还原质量差、纸质目录与档案实体不相符等影响档案保管、利用的；

7）加工方在数字化整理过程中未按要求形成数字化加工流程单等工作文件的；

8）实际验收过程中发现其他对档案安全和利用会造成一定影响问题的。

4、人员安排及设备投入

4.1人员安排

按采购要求提供档案整理、档案数字化、档案管理系统，档案数字化项目实施的工作人员不少于1名，可根据采购单位提供的场地和工期进行合理安排，本次项目须安排不少于1名项目经理负责。项目实施人员配备按照现场实际工作情况实施调整。

4.2设备投入

投标方须为本项目提供档案数字化所需的软件平台、设备、物资，开展数字化加工处理，自行布置数字化加工现场，部署数字化所需设备。

5、技术服务地点、设施设备、期限和工作要求

5.1技术服务地点及设施设备

项目须在采购人单位的指定场地内实施。

5.2项目完成期限

项目要求自合同签订之日起2个月完成。

5.3技术服务人员要求

本项目拟配备工作人员应根据提供场地和工作合理安排；项目实施工作人员必须按照采购人规定的档案数字化工作流程进行档案数字化流水线作业，遵守采购人的《档案数字化工作制度》、《档案工作标准》及其它有关的规章制度，服从采购人管理。

5.4服务质量要求

差错率控制在0.1％内。

5.5、免费技术服务期限要求

自项目验收合格次日起至少一年。

6、其他要求

除采购人在采购文件中明确外，成交供应商不得以任何方式转包、分包或挂靠本项目。发现成交供应商以转包、分包或挂靠的方式谋取中标，采购人有权解除合同、要求赔偿。

自场地交付成交供应商使用日起至场地交还采购人期间，由成交供应商负责场地安全管理，承担安全生产主体责任，并与甲方签订安全生产协议，接受采购人监管。

因项目工期紧、任务重，要求成交供应商在合同签订后5 个工作日内，将承诺的人员、加工设备等总体配备完毕，并进行档案加工；若不能在规定期限内完成人员设备进场，或者进场后5个工作日内不能正常开展工作，采购人有权取消成交供应商成交资格。

三、报价要求

1、本项目采用统一总价报价，同时，根据“工作量估算表”进行分项报价，否则视为不响应文件要求。最终结算价不超过本项目预算价。

2、项目中所有的电脑、扫描仪,相关项目实施所需软件须由中标人自行提供和部署，采购人只提供场地、水、电、桌椅、档案数字化加工耗材（打印纸张），不再增加与项目有关的设施设备和任何费用。

3、本项目档案数字化成果须挂接到采购人现有的档案管理系统中。

四、投标人资格要求

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定。

2.营业执照经营范围包括有档案整理及数字化服务等有关内容。

3.投标人必须具备省级或省级以上国家保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》档案数字化加工类资质乙级（含乙级）以上证书。

五、获取招标文件

招标文件通过本公告附件自行下载。

六、投标文件提交

1.投标文件应包括（以下材料均须加盖公章）

（1）法定代表人授权委托书

（2）投标人营业执照副本复印件

（3）报价单（详见附件）

（4）省级或省级以上国家保密局颁发的《国家秘密载体印制资质证书》档案数字化加工类资质乙级（含乙级）以上证书复印件。

 2.接收投标文件时间：2024年8月29日9时-2024年8月29日9时30分，逾期不予受理。

3.提交方式：现场提交，纸质版及电子版均需提供。纸质版响应文件需用A4纸打印装订，签章完整；电子版单独拷贝至空白优盘中。以上材料全部密封装至档案袋中，至开标现场开启前不得打开。

4.提交地址:合肥市科技馆蜀西湖馆区4楼3号会议室

5.开标时间：2024年8月29日9时30分

6.开标地点：合肥市科技馆蜀西湖馆区4楼3号会议室 

八、评标办法

此次采购采用最低价评标法（以报价总价为准）。

九、公告期限

自本公告发布之日起3天。

十、其他补充事宜

1.结算和付款方式：

项目所有工作完成并通过验收后支付至100%。

2.投标人应自行勘察项目现场和了解服务内容，如投标人因未及时了解相关信息而导致的报价缺项漏项废标、或成交后无法完成，投标人自行承担一切后果。

十一、对本次招标提出询问，请按以下方式联系

1.项目联系人：周逸飞

2.联系电话：******

3.联系地址：合肥市高新区彩虹路899号合肥市科技馆蜀西湖馆区

    附件：合肥市科技馆询价采购项目报价单.docx